13 hacks de productivité

Comment traiter ses tâches efficacement ?

ToDo list. Vous connaissez, vous en tenez sûrement une à jour dans votre vie professionnelle voire dans votre vie personnelle. Et pour cause. La Todo list est pour beaucoup l’instrument de mesure de la productivité. Une ToDo list qui n’évolue pas ? Mauvais signe. L’entreprise vous aide-t-elle à avoir une bonne ToDo List? A la remplir, oui sans aucun doute et c’est même heureux. A la traiter? Pas toujours. Aussi, je vous propose ici quelques astuces issues de différentes lectures pour en venir à bout.

Au sommaire de cet article sur les ToDo List :

Éliminer ce qui n’est pas nécessaire

J’appelle ça le syndrome du bon élève.

Au début de ma carrière, j’avais tendance à prendre les actions pour moi sans remettre en cause la valeur qu’elles pouvaient avoir et sans me demander si j’étais la personne la plus pertinente pour l’action en question.

Sans doute pour montrer ma bonne volonté.

A posteriori, ce n’est pas une bonne solution.

On prend la ou les actions, on les empile dans sa ToDo List et finalement, on a du mal à la traiter, les actions étant toutes plus prioritaires les unes que les autres. Ce qui m’amène à la première habitude.

Hack #1 : filtrer les actions

Aujourd’hui, quand une action est proposée, voire même quand je propose une action, j’ai pris l’habitude de me demander :
1 – s’il y a besoin d’une action. On a tendance, notamment en réunion, à s’inventer des actions de peur de partir de réunion sans action. Donc en plus de perdre du temps en réunion, on en perd à traiter des actions inutiles.
2 – s’il y a besoin d’action, quelle action peut faire avancer vraiment le sujet en un minimum de temps
3 – qui est le mieux placé, le plus légitime pour réaliser cette action? Est-ce moi ou un autre avec un rôle plus à même de réaliser l’action efficacement?

Hack #2 : filtrer les réunions

Il en va de même pour les réunions. Une grosse majorité des personnes interrogées pour MeetingSumo passent entre 50 et 80% de leur temps en réunion et commencent donc à traiter leur ToDo List en fin d’après-midi.

Je filtre un maximum de réunion soit en « séchant », c’est à dire en déclinant l’invitation, soit en déléguant à quelqu’un de mon équipe si c’est sans ses cordes, à lui ou elle de juger si cela a un intérêt, ou à un collègue plus à même d’apporter de la valeur à la réunion.

Il me reste des réunions dans mon agenda, mais cela me prend moins de 50% de mon temps.

Vous pouvez également vous poser la question de vos propres réunions. Sont-elles nécessaires? Si vous avez un doute, je vous conseille cet outil !

Hack #3: maîtriser l’open space

Il est important de maintenir un certain niveau de concentration tout au long de la journée, notamment quand vous « produisez ».

Les fameux Open Spaces ne favorisent pas la concentration.

Un collègue qui vient vous demander un conseil, une discussion sur l’Open Space un peu bruyante, voire des écrans qui diffusent le match de foot du jour pendant certaines périodes si vous voyez ce que je veux dire… Le livre « La 25ème Heure » donne quelques bonnes astuces que je partage ici.

Comment lutter contre cela?

Quand je dois plonger en profondeur dans un dossier, je me débrouille soit pour travailler de chez moi, soit pour travailler hors de l’Open Space, à la cafète, généralement vide aux heures creuses. Je ne souhaite pas mobiliser de salle de réunion juste pour m’isoler, il y a des gens qui en ont besoin, mais je me débrouille toujours pour être au calme.

Hack #4 : porter une casque à réduction de bruit

J’utilise également un casque audio à annulation de bruit pour me permettre d’écouter de la musique ( de préférence instrumentale pour éviter d’être « pris » par la musique) et m’isoler pour mieux me concentrer.

Il y a d’autres pièges qui peuvent nuire à votre concentration.

Hack #5 : gérer les tentations de votre mobile

Même seul, vous pouvez être interrompu. Notamment par les notifications de votre smartphone ou par la tentation d’aller consulter votre fil d’actualité Facebook ou Twitter.

Quelques parades pour éviter ça :

  • Coupez les notifications de votre smartphone et gardez uniquement les notifications essentielles comme les SMS ou les appels en cas d’urgence
  • Retournez le smartphone sur votre bureau côté pile. Ainsi vous ne serez pas tenté de consulter l’écran

Hack #6 : gérer les tentations de votre PC

Utilisez un plugin sur votre navigateur qui va bloquer l’accès à certains sites. J’utilise Freedom qui est compatible sur toutes les plateformes.

Une fois toutes les heures, prenez quelques minutes si nécessaire pour faire le tour des notifications sur vos réseaux sociaux préférés, comme une récompense après une heure de travail intense.

Minimiser le reste

Vous avez à ce stade déjà fait le ménage dans votre ToDo List et dans votre agenda.

Bien, maintenant, après cette phase défensive, passons à une stratégie plus offensive.

Hack #7 : minimiser les créneaux de vos propres réunions

Vous avez refusé certaines réunions arrivées dans votre boite mail?

Il faut maintenant réduire un maximum les créneaux que vous même vous imposez aux autres.

J’essaie un maximum de réduire les créneaux de réunions ce qui m’amène à faire des réunions de 15 minutes . Testez et vous verrez, c’est ultra efficace!

Hack #8 : saucissonner les next steps pour avoir des actions bien identifiées

Pour vous y retrouver dans votre ToDo list, il est important qu’elle soit composée d’actions très concrètes.

Exemple….

« Préparer une présentation » est encore trop vague.

Je préfère prendre l’action de « bloquer un créneau dans mon agenda », de « solliciter par mail mes collègues » pour récolter les informations qui vont nourrir ma présentation, de « rédiger le plan de la présentation » etc…

C’est très motivant de cocher chaque action et forcément, plus vous scindez vos projets en actions plus vous cochez de cases.

Ritualiser un maximum les actions récurrentes

Certaines actions doivent être des rituels. En effet, il vaut mieux répéter plusieurs fois la même tâche sur des sujets différents plutôt que de travailler sur un seul sujet en accomplissant des tâches très différentes.

Le cerveau s’habitue à réaliser des tâches si elles se répètent et devient plus performant pour le traitement de ces tâches. C’est en tout cas un des principaux enseignements du livre Getting Things Done de David Allen que j’ai déjà évoqué sur ce blog.

 

Exemple : passer ses coups de fil à la chaîne sera plus efficace que de passer un coup de fil en fonction du sujet sur lequel vous êtes et de passer ensuite sur le traitement des mails de ce même sujet.

Voici mes rituels.

Hack #9 : fixer les 5 objectifs de la journée

Je profite de mon temps de transport en commun pour faire le point sur les tâches à réaliser. L’application Any.do me permet de prioriser les 3 actions importantes et 2 actions moins prioritaires de la journée et les actions importantes de la semaine.

Quand une action peut prendre du temps, je bloque un créneau dans mon agenda pour la traiter.

Pour cela , j’utilise l’application Any.do. C’est une chouette application de ToDo List qui vous pousse tous les matins un rituel de traitement des priorités de la journée via la fonction Any.do Moment.

En vérité, je le fais en deux phases.

Une première fois le mercredi. Je regarde la tête de mon agenda la semaine d’après et je bloque systématiquement les créneaux encore dispos pour les consacrer à ma ToDo List.

Ensuite tous les jours, je recycle ces créneaux en créneaux lié à une action longue de ma ToDo List.

Mon agenda est blindé mais orienté vers le traitement de ma ToDo et non vers des réunions qui s’enchaînent. Naturellement, ce n’est pas une science exacte et il arrive que je troque un créneau de traitement de ma todo list pour une réunion. Mais j’essaie d’éviter.

Hack #10 : avaler un crapaud le matin

C’est le titre d’un livre de Brian Tracy « Eat That Frog« . Vous connaissez peut-être cette citation de Mark Twain:

« Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day »

C’est exactement ce que je fais le matin. Je dédie ma première action à la tâche la plus « détestable » de la journée. Ainsi, je passe des journées plus sereines.

Hack #11 : gérer les mails par session

Je ne traite pas mes mails tout au long de la journée. Je dédie deux sessions de traitement de mail dans la journée. 30 minutes en 13h30 et 14h00 et 30 à une heure le soir dans les transports.

Pour le traitement des mails, j’utilise la méthode GTD (Getting Things Done de David Allen).

J’élimine tout d’abord ce qui ne sert à rien, notamment :

  • Les réponses à des invitations de réunion en filtrant par type de mails. Ça permet de ressortit ce qui est de l’ordre du mail et ce qui est de l’ordre de la réponse aux invitations.
  • Les invitations aux réunions. Même système.
  • Les innombrables newsletters internes ou spam. Je les isole en filtrant ma boite de réception par expéditeur.

Tout ça, zou… dans la poubelle.

Ensuite, je trie les mails par sujet.

Si une action est nécessaire de ma part et si je peux y répondre en moins de deux minutes, je réalise l’action et j’archive le mail. Si je dois faire une action qui prends plus de deux minutes, je note un point dans ma Todo List. Si je vois que l’action peut être prise par quelqu’un de plus pertinent que moi, je transfère. Merci David Allen !

Automatiser quand c’est possible

Certaines actions sont automatisables via les outils que vous utilisez au quotidien.

Profitons-en pour gagner là aussi du temps !

Hack #12 : utiliser IFTTT

Le pilier de l’automatisation des tâches chez moi est IFTTT.

J’ai mis en place plusieurs routines.

Par exemple, quand j’aime un tweet avec un lien qui pointe vers un article, celui-ci se retrouve automatiquement dans ma liste de lecture au sein de l’application Pocket, un formidable outil qui va vous permettre de consulter votre revue de presse hors ligne si nécessaire et dans d’excellentes conditions de lecture.

IFTTT est une plateforme qui vous permet de créer des liens entre les services web ou les objets connectés que vous utilisez.  Vous devriez trouver votre bonheur, des centaines de services sont disponibles et « connectables » entre eux.

Hack #13 : tester MeetingSumo

MeetingSumo va vous aider à faire le ménage dans votre agenda pour justement avoir du temps pour traiter votre ToDo List.

Si vous souhaitez tester l’application à sa sortie, être bêta testeur, vous pouvez le faire en vous inscrivant via ce formulaire.

Les premiers testeurs recevront l’application début juillet ! Je suis en pleine période de débug avec le développeur 😉

D’ailleurs, il faut que j’y retourne !

[PS : une infographie qui résume les conseils de cet article est dispo ici]

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