les micro-meetings

Comment diviser le temps de vos réunions par deux ?

Les micro-meetings, sont comme le nom l’indique, des réunions de très petit-format. J’ai pu tester cette approche récemment. Plus de 30 réunions de 15 minutes chacune. Voici mon retour d’expérience.

au sommaire :

Mon challenge

Je travaille pour une grosse entreprise et récemment, je me suis prêté au jeu de la préparation d’un comité de direction commun entre deux entités.
Pour que ce moment soit utile, que des décisions soient prises, nous devions le préparer le mieux possible. Rassembler les informations utiles,  les points de vue, définir les questions  auxquelles il faut répondre… etc.

Problème. Nous n’avions qu’un mois.

C’est peu si on considère le nombre de sujets , le nombre de décideurs à mettre dans la boucle et les disponibilités de chacun.

Face à ses contraintes, nous avons décidé de nous prêter, sans le savoir, à une pratique Googlelienne, les micro-meetings.

Google et les micro-meetings

C’est une pratique décrite par Marissa Mayer, (ex-CEO de Yahoo et ex-Vice-Présidente de l’activité Search de Google), que j’évoque dans l’infographie « 8 réunions avec des milliardaires ».

Marissa Mayer a ainsi découpé son emploi du temps en créneaux de 10 minutes. Cela lui permet de tenir jusqu’à 70 réunions par semaine.

Elon Musk est aussi adepte de cette méthode et découpe son emploi du temps en créneaux de 5 minutes (faut toujours qu’il se fasse remarquer…).

Nous avons choisi de caler nos micro-meetings sur des créneaux de 15 minutes.

Une préparation exigeante

Trouver des créneaux de 15 minutes dans les agendas n’est pas une chose si facile.

Surtout quand les agendas sont pleins , généralement de réunions d’une heure qui s’enchaînent.

Ensuite, bien qu’ayant préparé une liste de questions pour récolter très précisément les informations dont nous avions besoin, je dois avouer que les premières itérations de ces micro-meetings étaient encore trop chaotiques.

Ce qui nous a amené à mettre en place quelques pratiques que je partage avec vous.

La checklist des micro-meetings

Du fait du temps très limité dont nous disposons, les impaires se paient double en termes d’efficacité de la réunion.

Partant du principe que vous savez ce que vous voulez, que vous avez la liste des bons interlocuteurs (pas plus de 5 personnes autour du pont) et qu’ils ont répondu positivement à votre invitation, voici les autres points essentiels.

    • Si vous êtes plusieurs organisateurs, savez-vous qui incarne le rôle de facilitateur et celui de secrétaire ?

En 15 minutes,  pas le temps de se demander si l’autre a pris des notes sur le dernier point évoqué. Les rôles doivent être clairs dès le départ.
Perso, j’ai pris le rôle de secrétaire.

    • L’introduction est-elle la plus claire et concise possible?

Idem, au fil des réunions, l’introduction s’est standardisée pour lever toutes les incompréhensions qui peuvent donner lieu à discussion alors que la réunion n’a même pas encore débuté.

    • Le support de prise de notes est-il adapté?

J’avais pour ma part créé un slide avec différentes cases pour les remplir au fur et à mesure des discussions. A l’usage, j’ai trouvé ça trop contraignant notamment quand la discussion génère plus de notes que ce que le template permet. Et généralement, c’est ce qui arrive.

Et encore une fois, pas le temps de demander 50 fois aux participants de répéter leur dernières phrases pour l’écrire dans une satanée case d’un Powerpoint.

J’ai fini les micro-meetings sur mon outil de prise de notes habituel avec les principales questions rédigées à l’avance.

    • Les participants sont-ils au courant qu’il s’agit d’un micro-meeting?

Le problème avec les réunions d’15 minutes, c’est qu’elles apparaissent visuellement dans Outlook ou sur votre smartphone comme des réunions de 30 minutes si on y prête pas attention. Les invités ne se posent pas la question et pensent se rendre à une réunion de 30 minutes… et calculent donc le retard acceptable en fonction de ça. 🙁

Ajouter dans le titre de l’invitation l’indication du temps de la réunion peut être une bonne idée.

    • Avez-vous prévu un ordre du jour de 10 minutes?

Il n’était pas rare que certains participants arrivent avec un petit retard de 5 minutes. Soit… 1/3 de la micro-réunion foutue.

Et oui, les micro-meetings sont en fait des nano-meetings dans certains cas.

Après réflexion, voici l’agenda typique d’un micro-meeting de 15 minutes

2 minutes d’introduction :

  • Présentation des personnes autour du pont téléphonique ou autour de la table (le faire soi-même évite de perdre du temps)
  • le contexte
  • l’objectif
  • la question à laquelle il faut répondre avec les différentes réponses possibles

1 minutes de clarification :

  • l’introduction était-elle claire?

6 minutes de discussion

1 minute de conclusion avec rappel des points d’action / points de décision

Et oui, c’est un ordre du jour sur 10 minutes. Ce qui donne royalement 5 minutes de mou.

Conclusion : Vive les fourmis !

Hier soir, j’ai regardé « Ant-Man », un film de super-héros Marvel avec Michael Douglas entre autre, et une copie de Ben Affleck dans le rôle titre.

Il se trouve que Ant-Man a la capacité de rapetisser grâce à une potion qui « rapproche » chacun de ses atomes. Bien qu’aussi minuscule qu’une fourmi, le super-héros garde la même force qu’un homme de taille normale et peut mettre KO n’importe quel ennemi (oui parce qu’il est très fort petit parce qu’il est déjà très fort grand, vous me suivez?).

Je retire de cette expérience l’analogie suivante.

Bien préparé, le micro-meeting est à la réunion classique d’une heure ou 30 minutes, ce que Ant-Man est au super-héros classique : une alternative plus compacte et ramassée mais avec autant d’impact pour sauver le monde…ou votre agenda.

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