Les réunions de l'holacracy

Comment améliorer vos réunions grâce à l’Holacracy ?

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La réunion est un outil de collaboration obligatoire pour beaucoup d’entre nous. Là où le bât blesse, c’est que, selon l’étude Opinion Way dédiée aux « écueils du travail collaboratif », la moitié du temps que l’on y passe est considérée comme inutile par les salariés français. Heureusement, il existe des bonnes pratiques qui rendront celles-ci plus utiles.

Dans cet article, nous allons voir pourquoi et comment les rituels de l’Holacracy sont autant d’outils redoutables que chacun peut utiliser pendant ses propres réunions.

Quels sont les phénomènes à l’origine de l’Holacracy ?

Dans la bande-dessinée « Une nouvelle technologie managériale : l’Holacracy », Bernard-Marie Chiquet et l’illustrateur Etienne Appert reviennent sur ces phénomènes bien connus des salariés :

  • des organisations rigides
  • des luttes de pouvoir
  • des décisions pas toujours heureuses privilégiant le court-terme
  • peu de transversalité
  • le manque de reconnaissance
  • le manque de communication
  • peu de sens à l’action
  • des rôles peu clairs.

Tout cela aboutit à des organisations peu efficaces alors que les contraintes économiques poussent à avoir justement une gouvernance efficace et réactive qui s’adapte en permanence au terrain.

Qu’est ce que l’Holacracy ?

L’Holacracy propose donc un nouveau modèle, centré sur la mission de l’organisation, qui doit perpétuellement s’améliorer pour répondre le mieux possible à sa raison d’être et au terrain. Bernard-Marie Chiquet était l’invité du podcast Azzzap, il donne plusieurs définitions de l’Holacracy dans cet épisode :


Eviter les longs débats stériles avec ces deux principes

Le fonctionnement de l’Holacracy implique des postures différentes de celles des organisations traditionnelles et hiérarchiques.

Tout d’abord, le pouvoir de décision est décentralisé un maximum. Ce sont ceux qui font qui décident. Ainsi, les décisions sont plus faciles à prendre car c’est le principal concerné qui en a le mandat. La limite de cette politique réside dans le fait que la décision doit s’inscrire dans la raison d’être de l’organisation. Par exemple, si vous êtes en charge d’un rayon d’un magasin bio et que vous changer votre principal fournisseur pour un autre ne proposant pas de produits bio, le lead de l’organisation pourra objecter avec raison sur votre décision.

Ensuite, le consentement suffit, le consensus n’est pas recherché. L’organisation peut se mettre à jour très rapidement via les rituels que nous allons voir ensuite, une décision même mauvaise peut être corrigée en quelques jours. Il est donc inutile de rechercher le consensus, cela ferait perdre du temps et limiterait la capacité de l’organisation à tester et apprendre. Toujours dans votre rayons de magasin bio, vous décidez de changer la tête de gondole, personne ne peut s’y opposer sauf si cela contrevient à la raison d’être. Si au bout de quelques jours, on constate que le chiffre d’affaires baisse, la personne en charge des finances sera légitime à questionner votre décision. Mais si ce n’est pas le cas, vous n’aurez pas perdu des heures de discussion pour tester votre nouvelle stratégie. Le terrain aura tout de suite parlé et vous aura donné raison ou tort.

En utilisant ces deux principes, vous arriverez plus vite et efficacement à des réunions où les participants sont actifs car décideur et où les décisions sont prises à un rythme plus soutenu.

Gagner en clarté dans les décisions prises grâce à ces 3 rôles

Les principaux rituels d’une organisation holacratique sont les réunions de gouvernance qui se concentre sur les aspects de politique de fonctionnement, de raison d’être et de rôles qui peuvent être améliorés et les réunions de triage qui veillent à la bonne synchronisation des membres de l’équipe (appelé cercle, mais c’est une autre histoire…).

Dans chacune de ces réunions, nous retrouvons le rôle de facilitateur, garant, selon Holaspirit, « des pratiques de gouvernance et d’opérations du Cercle [qui doivent être] en ligne avec la Constitution ». Le facilitateur est un élément clé, il pilote la réunion sans prendre les décisions. Le secrétaire,toujours selon le site Holaspirit a comme activité de  « gérer et stabiliser les registres du cercle et le processus de tenue de ces registres ». Il note les décisions prises principalement. Enfin, le « premier lien » est le garant de la Raison d’être de l’ensemble. Il n’est pas l’animateur de la réunion.

La formalisation de ces trois rôles est inspirante pour n’importe quelle réunion où personne ne sait qui doit faire quoi.

Eviter de mal interpréter les sauts d’humeur de vos collègues avec le tour d’inclusion

Le tour d’inclusion débute n’importe quel rituel. Il s’agit tout simplement de demander aux participants comment ils vont. L’objectif est d’abord de les faire entrer « mentalement » dans la réunion en s’adressant directement à chacun et enfin de savoir interpréter les réactions ou la mauvaise humeur. Si un participant déclare d’entrée être en colère, les autres seront plus à même de comprendre ses réactions et ne prendrons rien personnellement.

Se concentrer sur l’essentiel grâce au cockpit

Le cockpit est un élément essentiel de synchronisation. Toujours devant les yeux des participants, cet outil de management visuel est composé de la checklist , soit une série limitée et pérenne de questions (sur 2 à 3 mois au moins, la liste peut être modifiée en réunion de gouvernance) qui doit être posée pour ne rien oublier d’important, d’indicateurs, c’est à dire une liste limitée de KPI qui permet de vérifier si l’activité va dans le bon sens et enfin les projets, c’est à dire les actions portées par chaque rôle avec leur statut (à commencer, en cours etc..).

Là aussi, rien n’interdit de s’inspirer de cette pratique dans vos propres réunions.

3 informations clés à retenir

  • Holacracy a été créé pour répondre au bugs habituels des organisations comme la rigidité, les luttes de pouvoir, le peu de transversalité par exemple. Priorité est donné à la raison d’être du collectif.
  • Le socle de cette gouvernance repose sur la décentralisation de la décision et le consentement plutôt que le consensus.
  • Facilitateur, secrétaire, lead sont les rôles principaux des réunions holacratiques et le cockpit va tourner l’attention de tous vers l’essentiel.

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