Comment gérer ses mails pro sans stress?

Comment gérer ses mails comme un pro à la rentrée ?

Ah les mails. Le mois de septembre pointe le bout de son nez et avec lui les centaines de mails que nous aurons à traiter après quelques semaines de vacances. Comment éviter l’ « Inbox Panic » à son retour? Quelles sont les bonnes méthodes pour éviter le stress qui accompagne cet afflux de « trucs » plus ou moins bien identifiés que nous appelons mails? Quelques bonnes pratiques lues et testées dans cet article.

Au sommaire:
• Avant de partir, quelques bons reflex
• Pendant les vacances, pas de mails
• Au retour, une méthode simple pour éviter la déprime

Prendre les bonnes dispositions avant de Partir

Une grande partie de l’ »Inbox Panic » de la rentrée peut être évitée avec quelques mesures prises avant de partir en vacances.
Notamment en éliminant avant tous les risques de mails « inutiles » pour vous.

Se désabonner des newsletters ou listes de diffusion inutiles

Une grande partie des mails que vous recevez n’est pas très utile.

Notamment, toutes ces newsletters auxquelles on s’abonne, rarement lues finalement.

C’est pourquoi, avant de partir, prenez le temps, surtout pendant l’été, de vous désabonner de ces fameuses newsletters.

Vous le faites en une seule fois en calant un créneau dans votre agenda, ou au fil de l’eau.

Personnellement, c’est au fil de l’eau et à chaque fois qu’une newsletter arrive dans ma boite mail, si elle ne m’intéresse pas, je clique sur le lien de désinscription.

Certains services comme UnrollMe vous permettent de vous désinscrire en quelques clics à tout un tas de newsletter que vous recevez. Faites-y donc un tour !

Mais ce n’est pas fini ! Autre mail potentiellement inutile, les notifications issues de vos différentes réseaux sociaux.
D’ailleurs, L’avantage d’un réseau social d’entreprise comme Slack par exemple, c’est justement d’avoir moins de mails et de profiter d’un espace qui rassemble les discussions.
Je conseille donc de désactivez ces notifications qui peuvent représenter jusqu’à 50% du flux entrant de votre boite de réception.

Rédiger un bon message d’absence

Le premier réflex, c’est de rédiger un bon message d’absence.

Pour cela, indiquez dans votre texte, en plus de votre date de retour, une liste de contacts pour venir en aide si nécessaire aux personnes qui vont vous solliciter pendant vos congés.

Plusieurs avantages à ça :
Cela ne bloquera pas vos collègues dans le traitement de leur propre dossier. Ils pourront les traiter grâce aux contacts indiqués dans votre message.
Vous n’aurez pas à traiter les transferts de mails en revenant. Vous avez déjà fait l’entremise via le message d’absence.
Vous ne serez pas dérangé inutilement pendant vos congés si une urgence se présente et qu’elle aurait pu être prise en charge par un membre de votre équipe ou un contact que vous auriez pu indiquer dans votre message d’absence.

Donc, deuxième reflex, un message d’absence « premium ».

Organiser les dossiers de votre boite mail

Il y a plusieurs écoles sur la création d’un dossier dans une boite mail.
Pour ma part, mon école est celle de David Allen, auteur de Getting Things Done.
Il propose de créer les dossiers suivants de boite mail :
Inbox/Boite de réception : c’est la boite de réception. Déjà créée pour vous 😉 L’objectif est d’y stocker le moins de mail possible dans cette boite de réception. J’y reviendrais.
Pending/En cours : Ce dossier est généralement subdivisé en plusieurs sous dossiers thématiques liés à chaque sujet du moment.
Someday/maybe/Un jour peut-être : les mails contenants des informations certainement utiles, non liées à vos sujets du moment mais qui peuvent être pertinent d’avoir en stock un jour peut-être.
Archive : tous les dossiers de mails qui ne sont plus d’actualité.
Il y’a d’autres possibilités bien sûr, celle-ci est celle qui me convient le mieux.

Automatiser votre boite mail

Vous pouvez ensuite définir des règles automatiques de classement.
Outlook ou Gmail sont des outils très puissants. Comme notre cerveau, nous n’utilisons qu’une petite partie de leur capacité.

Une des fonctionnalités les plus intéressantes est celle des règles de classement automatique .

Parmi les critères possibles de classement :
• Sur le domaine d’envoi (@lenomdemonentreprise.com, ou @lenomdemonprincipalclient.com)
• Sur l’expéditeur
• Sur les mots clé -> genre « urgent » ou « mon sujet phare »
• Sur le fait d’être en Cc ou en A
• …

Voici une illustration des fonctions basiques offertes par Outlook :

Il est possible d’aller beaucoup plus loin grâce aux règles personnalisées !
Ainsi, votre logiciel de mail travaille pour vous.
Redoutable.

Gmail offre le même type de fonctionnalités.

A votre retour, les priorités seront déjà classées dans les dossiers les plus importants à vos yeux.

Vous pouvez même « coloriser » vos mails pour mettre l’accents visuellement sur certains expéditeurs prioritaires dans l’ordre de lecture de vos mails au retour.

Sanctuariser la matinée du retour

Le traitement des mails peut être long.

Avant de partir, bloquez dans votre agenda les deux heures de traitement de vos mails en revenant au boulot.

Partir en vacances l’esprit tranquille avec la méthode Inbox 0

Voici une vidéo qui explique ce qu’est la méthode Inbox Zero.

Pendant les vacances, pas de mails

Pendant vos congés, interdiction de consulter les mails.

Et pour ne pas être tenté, sachez qu’il est tout à fait possible de :
• Couper les notifications de l’application mail de votre Smartphone.
• Couper même la réception de vos mails de façon momentanée, c’est à dire sans devoir se taper une nouvelle configuration du smartphone au retour.

Couper les notifications mail sur son mobile

Sur iOS, c’est simple :
• Rendez-vous sur l’application Réglages
• Trouvez la sous rubrique « Notifications »
• Trouvez votre application Mail. Celle d’Apple s’appelle Mail.
• Cliquez dessus et supprimez l’autorisation pour les notifications.

Sur Android :
• Déroulez la barre de notification via un glisser à partir de la partie supérieure de votre smartphone
• Cliquez sur paramètre
• Onglet Général
• Gestionnaire d’Applications
• Et décochez « afficher notifications » sur l’application de messagerie.

Voilà qui est fait.

Couper la réception de mails sur votre smartphone

Sur iOS, c’est particulièrement simple :
• Rendez-vous sur l’application Réglages
• Trouvez la sous rubrique « Comptes et mots de passe »
• Cliquez sur le compte pro (Exchange, Gmail etc.…)
• Et décochez le mail.

A votre retour, réalisez la même procédure mais en cochant la réception des mails cette fois-ci.

Par contre, si vous ne pouvez pas vous passer des mails pro, réserver un créneau spécifique et indiquez à vos correspondants que vous lisez exceptionnellement vos mails.

Après les vacances

Au retour de vacances, vous avez calé au moins deux heures pour le traitement des mails.
Et maintenant comment les traiter le plus efficacement possible?

Éliminer un maximum de mail

Voici une proposition de routine :
Trier les mails par « type » : cela permet de voir quels sont les mails qui sont en fait de simples réponses à une invitation que vous avez lancée ou au contraire des invitations qui vous sont lancées
• Puis, supprimer en un clic les réponses aux invitations, notamment les réponses positives
Trier ensuite vos mails par expéditeurs : toutes les newsletters inutiles ou autres notifications de réseau sociaux sont à supprimer en un clic.
Enfin, trier ensuite vos mails par « Sujet » ou « Titre du mail » : ainsi vous avez une vision chronologique et en fil de discussion des mails.

A ce stade vous n’avez que les mails qui potentiellement compte dans votre travail.

Désormais, Il faut s’atteler à la lecture de chacun d’entre eux.

Traiter les mails utiles

Si vous avez déjà mis en place les routines expliquées en première partie, regardez en priorité les mails les plus colorés.

Sinon, penchez-vous sur chaque fil de discussion en commençant par le dernier mail reçu.

Ainsi, vous saurez ainsi si vous avez une action à noter par exemple ou si une réponse est attendue de votre part.

Ensuite sur chaque mail, appliquons la encore la méthode Getting Things Done:
• Si une action est requise de votre part et qu’elle est exécutable en moins de deux minutes, traitez-la immédiatement
• Si une action est requise de votre part mais qu’elle prend plus de deux minutes, notez-là dans votre to do list et caler un créneau dans l’agenda pour la réaliser
• Si une action est requise mais que ce n’est pas forcément vous qui êtes en charge, transférez le mail
• S’il s’agit juste d’une information, rangez le mail dans le bon dossier dans les dossiers en cours (voir le premier chapitre de cet article).

Ainsi, vous êtes sûr au bout des deux heures, d’avoir traité vos mails efficacement et sans stress.

Désormais,  vous pouvez reprendre une activité normale ou vous plonger si vous le souhaitez dans ces articles qui ont inspiré ce post du blog et qui vont vous permettre d’en savoir plus :

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