Comment rédiger en un clin d’œil un compte rendu de réunion hyper pro ?

« Compte rendu » (sans le tiret) est une des recherches les plus fréquentes sur Google dans le champs sémantique de la « réunion ». Nous avons donc conscience qu’il est important d’avoir les idées claires sur ce qu’il se passe aux réunions auxquelles nous assistons. Là où le bât blesse, c’est qu’une mauvaise technique de prises de notes peut nous faire perdre énormément de temps.

Nous allons donc voir dans ce cet article comment les modèles d’Evernote peuvent aider à rédiger rapidement un compte-rendu efficace.

Au sommaire:

• Quels éléments sont indispensables dans un compte rendu ?
• Pourquoi choisir Evernote pour ses comptes rendus ?
• Comment télécharger les «modèles» d’Evernote ?
• Comment utiliser la fonction « présentation » d’Evernote?
• Comment partager vos notes ?

Quels éléments sont indispensables dans un compte rendu ?

Il y a tout d’abord les éléments administratifs comme les personnes présentes, les absents et les invités ainsi que la date de la réunion. Ensuite, il est nécessaire de rappeler son objectif, de préférence en débutant la formulation de celui-ci avec un verbe d’action (décider / informer / etc.). Enfin, les principaux points validés doivent être formalisés le plus précisément possible de sorte que n’importe quel lecteur puisse comprendre. Si il s’agit d’un point d’action, son/sa responsable et sa date d’échéance doivent être également présentes dans le compte rendu.

Pourquoi choisir Evernote pour ses comptes rendus ?

Au cours de la petite enquête que j’ai pu faire auprès d’une trentaine de personnes pour préparer meetingSumo, je me suis rendu compte, sans surprise, que la plupart du temps seul le rédacteur du compte rendu lisait sa prose. Il vaut mieux ne pas y passer trop de temps et choisir la solution qui va vous permettre d’être efficace.

Or, pour prendre des notes complètes, une foule de solutions est disponible. Nous allons nous concentrer sur Evernote car il est important d’utiliser une application pérenne qui ne vous lâchera pas du jour au lendemain. 

Comment télécharger les «modèles» d’Evernote ?

Evernote est l’acteur historique de la prise de notes sur Mac, PC et smartphones et propose une fonctionnalité permettant d’aller « piocher » des modèles. En voici quelques-uns disponibles ici :

• le modèle de programme de réunion
• le modèle de session de brainstorming
• le modèle pour prendre des notes de réunion

Cette une vidéo explique la fonctionnalité  :

Comment utiliser la fonction « présentation » d’Evernote ?

Cette fonctionnalité de « modèle » se marie bien avec celle de « présentation » car au lieu de revenir sur vos notes, après la réunion, vous pouvez finaliser le compte rendu en séance en projetant vos notes directement et en offrant ainsi à tous le loisir de valider vos formulations. Cela permet de rédiger le CR en temps réel et de ne plus vous en soucier ensuite ce qui fait gagner un temps précieux.

Comment exporter ensuite la note ou la partager ?

Si l’usage d’Evernote est largement répandu dans votre entreprise, l’export de la note n’est pas utile. En effet, Evernote propose une fonction de partage entre utilisateurs du service très simple à utiliser. Il suffit de cliquer sur « partager » et d’indiquer l’adresse mail de vos contacts comme le montre cette vidéo :

Vos collègues pourront ensuite commenter vos notes en fonction du niveau de permission que vous avez décidé (consultation, édition etc…). Vous pouvez également partager un lien qui rendra visible la note par toute personne en sa possession, utilisateur d’Evernote ou pas.

Si l’usage d’Evernote n’est pas généralisé, vous pouvez choisir de partager la note par email. 

3 informations clés à retenir

• Evernote est un outil puissant qui ne vous lâchera pas du jour au lendemain. Choisissez-le pour vos prises de notes et comptes rendus.
• La fonctionnalité « Modèles » pré-mache le travail de formulation du compte rendu vous faisant gagner en efficacité.
• Le partage du compte rendu peut se faire entre utilisateurs d’Evernote ou par mail.

Pour aller plus loin

• Le site Beenote.io a partagé cette infographie sur les bonnes pratiques de comptes rendus.