cette technique pour refuser une réunion tout en étant bon camarade

Comment refuser une réunion sans se sentir mauvais camarade ?

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Pour collaborer efficacement, il est important de pouvoir saffirmer et exprimer ses désaccords sans être perçu comme agressif. Malheureusement,  létude Opinion Way sur les écueils du travail collaboratif nous apprend que si les salariés jugent négativement le temps passé en réunion, 64 % des répondants ne se sentent pas autorisés à refuser une invitation. Cest symptomatique dorganisations où lindividu a du mal à saffirmer soit parce que le management len empêche soit parce que, comme le souligne létude, nous faisons face à un facteur culturel.  

Dans cet article, nous allons nous pencher sur l’affirmation de soi en entreprise, en apprenant à comprendre notre psyché, et à dire non sans que cela ne soit perçu comme de l’agressivité.

Ecouter l’enfant qui est en nous

Dans son livre Saffirmer et oser dire non, Christelle Petitcollin analyse notre difficulté à dire « non » à laide de lanalyse transactionnelle qui explique par la coexistence de plusieurs êtres en un seul les difficultés de communication 

Chacun de nous a une part « enfant » qui peut être libre comme il létait au tout début de sa vie, ou rebelle, dans la révolte et le contre-pied ou au contraire soumis, cest-à-dire cherchant à sadapter en se dévalorisant bien souventNous avons également une part « parent » qui peut faire rentrer lenfant dans le cadre ou bien au contraire, le surprotéger. Et entre ces deux personnalités se trouve celle de ladulteun subtil équilibre entre les pulsions de lenfant et lenvie de normalité du parent. Il analyse et aime le rationnel. 

Dans toutes nos interactions avec les autresnous adoptons lune de ces postures, et ce nest pas toujours la même. Notre difficulté à dire « non » nous vient de la personnalité « enfant soumis » qui, comme lécrit Christelle Petitcollin, est « la partie de lenfant qui a besoin de lapprobation et de lencouragement de son entourage. Il a peur de mal faire, essaie de deviner ce quon attend de lui ». Lauteure nous invite à remettre un peu d’« adulte » (le rationnel, lanalyse) dans tout cela ainsi quun peu de « parent nourricier » (la bienveillance de soi vers soi, « tu as le droit de refuser »).  

Ainsi à la réception d’une invitation, certains vont se sentir obligés d’accepter sans « réfléchir » (c’est l’expression de l’enfant soumis) et d’autres vont prendre le temps de réfléchir et de laisser s’exprimer le parent nourricier.

Les questions à se poser à la réception d’une invitation

Cet article disponible sur le site d’Harvard Business Review nous donne des éléments sur les questions à se poser avant d’accepter ou de refuser une réunion :

  • cette réunion va-t-elle générer de la valeur?
  • suis-je la bonne personne pour cette réunion?
  • le sujet est-il une priorité pour moi?

Cette réunion va-t-elle générer de la valeur?

En fonction du contexte, il peut être intéressant de se demander si la réunion en soi est nécessaire. J’ai déjà évoqué sur ce blog ShouldItBeAMeeting pour savoir si vous même vous devez organiser une réunion. Rien n’empêche de l’utiliser pour celles des autres et de partager la réponse de l’outil avec l’organisateur.

D’autres questions vont vous permettre de savoir si la réunion est partie sur les bons rails :

  • l’objectif est-il clairement défini?
  • l’agenda est-il noté dans l’invitation?
  • s’agit-il d’une réunion de décision? D’information (dans ce cas, un simple échange de mail n’est-il pas suffisant?)? un atelier de travail?
  • manque-t-il des participants indispensables?

Ces filtres vont vous permettre d’anticiper la valeur générée par la réunion et pourquoi pas d’aider l’organisateur en lui posant vos questions ou en partageant vos doutes. Une réunion inutile annulée pour tous n’a pas de prix.

Suis-je la bonne personne pour cette réunion?

La réunion peut-elle répondre à ses objectifs sans votre participation intuiti personae? Si la réponse est oui, alors vous n’êtes peut-être pas nécessaire ou tout simplement la bonne personne. Là aussi, en cas de doute, un petit échange avec l’organisateur peut permettre de refuser en douceur sur la base des questions posées précédemment et de lui proposer un interlocuteur plus pertinent.

Le sujet est-il une priorité pour moi?

En fonction de vos priorités du moment, vous pouvez aussi considérer votre participation à cette réunion. Mais attention, là aussi, un échange avec l’organisateur est conseillé. On peut ainsi lui fournir les éléments dont il a besoin en avance pour montrer que vous êtes bon camarade et que vous essayez de concilier vos priorités avec les siennes par exemple sans forcément répondre positivement à son invitation.

Refuser une réunion tout en étant bon camarade

Dans toutes les « techniques » évoquées ci-dessus, on retrouve ce besoin d’échanger avec l’organisateur pour expliquer son propre refus ou proposer des pistes d’amélioration de l’agenda ou de l’objectif proposé. Expliquer ses choix montre qu’on a pris le temps de réfléchir à l’invitation, que nous sommes est prêt à faire des propositions en amont pour en améliorer la qualité, que l’acceptation d’une invitation à une réunion est une chose sérieuse et que c’est déjà un premier signe d’engagement de votre part.

La réunion pour vous n’est pas une alternative pratique au travail 😉

3 informations clés à retenir

  • Laissez s’exprimer le parent nourricier qui est en vous avant de répondre.
  • Posez-vous trois questions : la réunion va-t-elle générer de la valeur ? Suis-je la bonne personne ? Le sujet est-il une priorité pour moi ?
  • Prenez le temps d’un échange avec l’organisateur en cas de doute.

Pour aller plus loin

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