Le gestionnaire de tâches et la to do list

Comment alimenter son gestionnaire de tâches et sa To Do List ?

Le gestionnaire de tâches et la To Do List. Toujours dans la série « je traite ma to do list sans stress et j’aime ça », je partage avec vous quelques conseils issus de différentes lectures sur la formalisation même de sa to do list dans son gestionnaire de tâches.

Une bonne To Do List dans un bon gestionnaire de tâches, le sommaire :

Que mettre dans son gestionnaire de tâches?

Benjamin Franklin est connu comme celui qui a popularisé la To Do List.

Voici à quoi ressemblait la sienne :


La To Do List de Benjamin Franklin
Plus que la To Do List, Benjamin Franklin avait inventé un système, une méthode de productivité.

Cette notion de système, on la retrouve dans les mots d’Amir Salihefendic :

“Le plus important, c’est d’avoir une méthode fiable qui va vous aider à prioriser les choses importantes. Une méthode qui va vous aider à jongler avec plusieurs sujets sans vous sentir submergé. Ma suggestion est d’utiliser un « système », plutôt qu’une simple application de To Do. »  Amir Salihefendic, CEO de …Doist.

La première à se poser est la suivante : qu’est-ce que je fais entrer dans ce fameux système évoqué par Amir Salihefendic ?

Cela nécessite de revenir sur deux notions. La première notion est celle de projet, la seconde, celle de tâche.

La notion de projet de David Allen

Un projet (une idée, un évènement, une présentation, la création d’un produit, …) est en fait une somme de tâches qui vont amener à sa réalisation. Dès que deux tâches s’enchaînent pour aboutir à un résultat, on peut classer cet ensemble dans la catégorie des projets.
C’est une notion importante car nous avons tendance à caser dans nos gestionnaires de tâches des projets plus que des actions.

Source :


Les projets n’ont pas à être dans votre to do list

Par exemple : formaliser une présentation. En soi, c’est un projet plus qu’une tâche. Plusieurs étapes sont nécessaires : contacter ses collègues, collecter les informations, définir le plan, faire un premier brouillon etc.

C’est encore plus le cas quand on retrouve dans sa To Do List des « ambitions » comme « Apprendre à programmer en HTML » ou « Redéfinir la stratégie de mon produit ».

Or ces projets déguisés en tâche n’ont pas leur place dans un To Do list.
Ces projets ont leur place sur d’autres supports mais pas dans une To Do list. Un carnet Evernote par exemple, ou un tableau Trello, mais pas dans une To Do List.

 

Créer une Don’t Do list

via GIPHY


A contrario, les Don’t Do ont leur place dans une To Do (il y a un peu de Raffarin dans cette phrase). Exemple : ne pas regarder ses mails le matin. C’est une action simple, en soi non « atomisable », qui peut se retrouver dans une To Do List.

Plus d’information dans cet article.

Comment remplir sa To Do List?

Une fois que l’on sait ce qu’on doit mettre dans sa To Do List, voici quatre conseils sur sa formalisation.

Adopter une double posture

Conseil opportun du livre « Lifehacker » : il faut adopter la posture double quand on rédige une tâche. A la fois la posture du donneur d’ordres et la posture de l’exécutant. Car vous êtes finalement les deux. Cela vous amène à mieux définir le besoin initial et à le formuler le plus clairement possible pour l’exécutant qui est en vous comprenne bien le donneur d’ordre que vous êtes également.

Commencer par un verbe d’action précis

Au début de chaque tâche, un verbe d’action, autre que « faire », sera tout à fait pertinent.

Quelques idées de verbe :

    • Rédiger
    • Appeler
    • Demander
    • Apporter
    • Regarder (un mooc par exemple)
    • Lire
    • Collecter
    • Répondre
    • Publier
    • Déléguer
    • Transférer

Intégrer un maximum d’informations dans sa To Do

Pour faciliter le traitement des tâches, les informations nécessaires ne doivent jamais être très loin.
La plupart des applications de To Do propose justement un champs « notes » pour chaque ligne de votre to do list. Profitez-en, ça fait gagner un temps précieux.

Vous pouvez aussi systématiquement mettre votre outil de prise de notes (Evernote, Onenote ou autre) à coté de votre To Do List en veillant à utiliser les mêmes tags. L’idée étant toujours de disposer de l’information pertinente le plus rapidement possible.

Source dans cet article.

Archiver les tâches exécutées quelque part

Cocher une case de sa todo, quel plaisir !

Gardez les tâches finalisées quelque part pour le plaisir de matérialiser ce que vous avez abattu comme boulot. Cela peut aussi servir de reporting à l’occasion.

Comment prioriser l’exécution des tâches de la To Do List ?

Avoir des tâches bien identifiées, c’est chouette, avoir une vision claire des actions les plus importantes c’est encore mieux.

Comment faire?

Garder 20 items au plus dans une to do list

Une première façon de prioriser sa To Do List, c’est de limiter d’entrée le nombre de tâches dans son gestionnaire.

Fixons la barrière à 20 tâches en tout dans votre to do list, vie pro / vie perso inclues. Vous verrez, c’est finalement assez contraignant.

Source dans ce livre :


 

Mettre les plus importantes en tête de liste

Ensuite, la bonne mécanique, c’est de mettre les tâches les plus importantes en tête de liste. Les plus importantes, pas les plus urgentes.

Une tâche peut être urgente mais n’avoir aucune importance. Si sa non-exécution n’a aucun impact ou un impact très limité, alors, on peut dire que ce n’est pas une tâche importante même si elle reste urgente.

Comment traiter sa To Do List?

Revoir sa to do list tous les matins et en fin de journée

Les nouvelles demandes et les nouvelles priorités arrivent tous les jours dans notre To Do List. Pour mieux maîtriser ce flux permanent, rien de tel qu’un rituel.

Revoir sa To Do List le matin permet de prioriser à nouveau les tâches, de caler des créneaux dans la journée pour pouvoir les traiter.

La revoir le soir permet d’être satisfait du travail accompli et éventuellement de se noter de nouvelles actions si vous faites en même temps votre revu de mails.

Distinguer les taches à exécution rapides des tâches nécessitant plus de temps

Certaines tâches demandent moins de deux minutes pour être traitées, d’autres plus de temps.

Si c’est le cas, caler un créneau spécifique dans votre agenda pour la traiter. Ça sera d’autant plus facile que vous n’êtes pas accaparé toute la journée par les réunions.

Finalement, l’ultime secret : se concentrer sur une seule tâche à la fois

Un classique. Nous ne sommes pas aussi multitâches que nous le pensons. Donc quand on s’attelle au traitement d’une tâche, il faut être concentré un maximum. Pour cela je vous renvoie à quelques astuces de cette infographie.

Ou au sein de cet article.

J’espère que ces quelques conseils vous aideront à faire de votre gestionnaire de tâches une arme nucléaire de votre productivité.

A bientôt !

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